Asistente Administrativo Logístico – Tumaco
PROTECCION INFANTIL:
Nivel 1 – Este cargo no tiene contacto con niños o adolescentes o accede a información relacionada.
PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN:
Save the Children es la organización líder en defensa de los derechos de la infancia en todo el mundo. Trabajamos en más de 120 países salvando vidas, proporcionando seguridad y protección a los niños y niñas y defendiendo sus derechos.
Trabajamos en conjunto con nuestros socios, para impulsar avances en la forma en que el mundo trata a los niños y niñas, con el fin de generar cambios inmediatos y duraderos en sus vidas.
Save the Children está presente en Colombia desde hace más de 25 años; centra sus esfuerzos en defender los derechos de la niñez. Su programa desarrolla diversas acciones en los temas de educación, protección, políticas públicas para la niñez, seguridad alimentaria y medios de vida. Estas acciones también las desarrolla durante las emergencias, implementando medidas de protección a la niñez por desastres naturales o situaciones derivadas de los conflictos. Se esfuerza en construir o fortalecer la capacidad de las comunidades en la prevención, preparación de emergencias, gestión del riesgo, especialmente en los espacios donde viven o se concentran los niños y niñas como centros de desarrollo infantil, escuelas y espacios comunitarios amigables para la niñez. Participa en escenarios de coordinación nacional de la atención en emergencias, para así garantizar el enfoque de la niñez en estas situaciones.
OBJETIVO DEL PUESTO:
- Asegurar todas las acciones que se requieran desde el punto de vista administrativo para el adecuado funcionamiento de la oficina de proyecto, en coordinación con la Coordinadora Departamental de Protección y Acción Humanitaria.
- Apoyar todos los procesos logísticos asociados a las actividades desarrolladas desde la Oficina de Save the Children en Tumaco.
- Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de Tumaco con la Oficina de Bogotá de manera permanente, previa revisión de la Coordinadora Departamental de Protección y Acción Humanitaria.
ALCANCE DEL PUESTO:
Reporta a: Dirección Administrativa Financiera
Personal que reporta directamente a este puesto: N.A
- Directo: Equipo de programas de Tumaco, y con proveedores en cumplimiento de sus funciones.
- Indirecto : ninguno
Responsabilidades de presupuesto: Ninguna
Dimensiones: sostiene comunicación con los demás coordinadores de área, Director de País y el SMT a nivel local.
AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:
Proceso de compras de mobiliario, equipos, insumos de oficina – cafetería – aseo, y materiales para actividades
- Hacer cotizaciones y diligenciar formatos de proceso de compras, siguiendo las políticas internas de cotización y selección.
- Mantener registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales para talleres.
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos de facturas y entregar para trámite de pago junto con los demás formatos del proceso de compras según las exigencias de las políticas internas.
- Asegurar el envío oportuno de la información de proveedores a Bogotá para desembolsos y registro contable.
Logística en las zonas de intervención de los proyectos
- Organizar previa solicitud y aprobación reserva en hoteles y contratación de transporte
- Organizar previa solicitud y aprobación, la entrega de material para actividades
- Organizar previa solicitud y aprobación, la entrega de alimentación para actividades
- Apoyar actividades logísticas en terreno de acuerdo a lo que se requiera.
Correspondencia y archivo
- Recibir y entregar la correspondencia de la oficina
- Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de Tumaco a Bogotá
- Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children en Tumaco.
Servicios para la oficina
- Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde Tumaco según sea el caso.
- Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación en Tumaco.
- Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.
HABILIDADES Y CONDUCTAS (nuestros valores en práctica):
Rendición de cuentas:
- Capacidad para por sí mismo tomar decisiones, gestionar eficientemente los recursos, alcanzando y siendo ejemplo de los valores de Save the Children.
Exigencia:
- Asume la responsabilidad para su propio desarrollo personal y el de su equipo de trabajo
- Presenta resultados medibles de alta calidad
- Visión / orientación de futuro
Colaboración:
- Accesible, buen escucha, fácil de hablar, construye y mantiene relaciones efectivas con los colegas, los miembros, asociados externos y simpatizantes.
- Apertura para trabajar con diversidad de cultura, valores y diferentes perspectivas de personas.
Creatividad:
- Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.
Integridad:
- Honesto, fomenta la apertura y la transparencia. Construye y genera confianza.
REQUISITOS
- Tecnólogo en finanzas, Administración y/o estudiante de mínimo octavo semestre de Contaduría Pública.
EXPERIENCIA Y CUALIDADES
- Mínimo 3 años de experiencia en cargos similares.
- Experiencia de trabajo en organizaciones de cooperación internacional y/u organizaciones de desarrollo (internacional o nacional) en el área de tesorería.
- Manejo de procedimientos, leyes y normas colombianas relacionadas con el área
- Habilidad en trabajo en equipo.
- Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.
- Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante;
- Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children
Responsabilidades adicionales al puesto
- Eventualmente apoyo en atención a emergencias.
Igualdad de Oportunidades
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Diversidad e Igualdad de Oportunidades de SCI.
Salud y Seguridad
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Políticas de Salud y Seguridad.
Se recibirán hojas de vida hasta el 21 de Marzo de 2016 y podrán enviarse al correo electrónicoseleccion.colombia@savethechildren.org, indicando en el asunto del correo “Asistente Administrativo Logístico – Tumaco”.